Tisztelt Tagtársak!

A számlázáshoz használt informatikai rendszer auditálásával kapcsolatban egyeztetések kerültek lefolytatásra az MKSZ részéről az ezen tevékenységre akkreditált Hunguard Kft.-vel ( a továbbiakban: HG). (A Certop Kft.-vel nem jött létre ilyen szintű együttműködés.)

A HG közlése szerint egyszerűsített eljárásra kerülhet sor az ún. kisvállalkozásoknál, amelyek megfelelnek az alábbi kritériumok közül legalább 4-nek (melyből azonban a 2. és 3. pontnak mindenképpen teljesülni kell):

1. havonta 2000 db számla alatti mennyiséget bocsátanak ki,
2. Számlázó rendszerhez nincs csatlakozó rendszer, azaz 1 számítógépen (PC, vagy notebook, azaz nem szerver) végzi az összes számlázással kapcsolatos tevékenységet
3. A számlázó rendszerben a számla előállítást közvetlenül befolyásoló szoftvermodulok száma legfeljebb egy, azaz az önálló számlázó program önmaga
4. A számlázó rendszerben a havi össz-számla értéke 10mFt alatt van,
5. A számlázó rendszerben a belső felhasználók száma legfeljebb 3.

Azok, akik nem esnek az előzőek szerinti kisvállalkozási kategóriába (és ugyanakkor nem havi 100 ezer számlánál többet kibocsátó nagyvállalkozások), középvállalkozásoknak minősülnek, és rájuk több kötelezettség hárul.

A kategorizálást a mellékelt két kérdőívre adott válaszok alapján a HG fogja megtenni, és az auditálásra jelentkezőknek válaszolva visszaigazolni.

Mindkét esetben a mellékelt minta szerinti kérelemmel (HG audit kérelem) és hozzá a két kitöltött kérdőívvel (Kérdőív_1 és Kérdőív_2)  auditálást kell kérni a Hunguard-tól, a folyamat meggyorsítása érdekében bescannelt változatokat küldve emailben, valamint az eredeti példányokat postán is.

A Hunguard megállapítja a kategóriát és ennek megfelelő szerződéstervezet küld, melynek elfogadásával és visszaküldésével indulhat az audit eljárás.

Jelen körlevelünk a továbbiakban mindkét fajta vállalkozás számára tartalmazza az auditálással kapcsolatos legfontosabb információkat. A szükséges mellékleteket mindkét vállalkozási csoport számára külön-külön tömörített csomagban adjuk közre a szövetség honlapján a Csak tagoknak / Segédletek / Számlázási rendszer audit  menüpontból elérhetően.

A.) Kisvállalkozásnak minősülők esetében:

A fentiek szerinti kisvállalkozások egyszerűsített ügymenettel számolhatnak a következők szerint:

a.) Egyrészt önbevallásos alapon, nyilatkozat formájában történik a minősítés, ezért ebben az esetben az elfogadhatóan kitöltött Kérdőív2 a szerződés mellékletét fogja képezni. Amennyiben a kérdőív kiértékelése során a HG valamely tekintetben nem megfelelőséget tapasztal, jelezni fogja és kéri a probléma elhárítását, melynek bekövetkeztéig a tanúsításra nincs mód.

 b.) A szerződés visszaküldését követően engedélyezik azt, hogy a mellékletben megtalálható Tájékoztató szerinti módon le lehessen tölteni és futtatni egy olyan ellenőrző programot, melynek eredmény listája képezi az audit dokumentáció másik részét. Amennyiben a szoftver nem elfogadható eseményt jelez (pl. a géphasználat nincs megfelelő jelszóhoz kötve, nincs frissített operációs rendszer, nincs vírusellenőrzés, stb.), maga a szoftver illetve az eredmény lista beküldése után a  HG jelzi a kifogásokat, melyeket el kell hárítani a sikeres audithoz.       

c.) A számlázó szoftverre vonatkozóan amennyiben a nyilatkozat szerint egyedi fejlesztésű szoftverről (nem Ecosoft vagy más auditált célszoftverről, illetve nem bolti dobozos számlázó szoftverről) van szó, ellenőrzésre kerül a szoftver forráskódja is, melynek feltételeiről a HG külön értesítést küld.

Amennyiben a kérdőívre adott válaszok megfelelőek és a szoftver sem jelez kifogást, valamint ha egyedi szoftver kerül alkalmazásra, akkor az is megfelel, az auditot sikeresnek minősítik, és kiadják a tanúsítványt.

B.) Közepes vállalkozásnak minősülők esetében:

A  közepes vállalkozások esetében az ügymenet a következő:

a.) A szerződés visszaküldését követően bekérik (illetve azzal egyidejűleg beküldhető) a mellékelt mintadokumentációk szerint értelemszerűen és személyre szabott védelmi intézkedési és más terveket, elemzéseket. Ezek kitöltését — a mi minta-ÁSZF-ünkhez hasonlóan — segédszövegeket is tartalmazó minták segítik, mely segédszövegeket a végső változatból törölni szükséges.

Amennyiben a beküldött dokumentumokkal kapcsolatban probléma merülne fel, a HG jelezni fogja a kifogásokat, melyeket el kell hárítani a sikeres audithoz.      

b.) A HG szakemberei egyeztetett időpontban helyszíni felmérésre kimennek, melyet nagymértékben segít, ha a szabályzatokat, terveket, elemzést  illetve kockázat elemzési dokumentumokat előre megkaphatják. A helyszíni vizsgálattal ellenőrzik a kérdőívre adott válaszok és a szabályozási dokumentumok valósságát.

c.) A számlázó szoftverre vonatkozóan amennyiben a nyilatkozat szerint egyedi fejlesztésű szoftverről (nem Ecosoft vagy más auditált célszoftverről, illetve nem bolti dobozos számlázó szoftverről) van szó, ellenőrzésre kerül a szoftver forráskódja is, melynek feltételeiről a HG külön értesítést küld.

Amennyiben a fentiek során megfelelőséget tapasztalnak, az auditot sikeresnek minősítik, és kiadják a tanúsítványt.

FIGYELEM! Felhívjuk a szíves figyelmet a következőkre:

A Hunguard Kft. elérhetősége: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.;%This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.">This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.; This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it., valamint postai úton: 1123 Budapest, Kékgolyó utca 6.

A HG csak a teljeskörűen kitöltött kérelem, kérdőívek és más dokumentumok alapján tud az ügyben eljárni, így a hiánypótlási eljárás időhosszabbításának elkerülése érdekében kérjük valamennyi adat és válasz gondos kitöltését, hiánypótlás, javítás esetén a sürgős választ.

A HG a szerződésben az auditot kb 6 hétre tudja vállalni, amely - problémamentes esetben, főleg a kisvállalkozások esetében -  lehet ennél jóval rövidebb is, de 21 nap alá semmiképpen sem csökkenthető. Nyomatékosan kérjük ennek figyelembe vételét a jelentkezés illetve az együttműködés tervezése során!

A közreadott dokumentumok a HG szellemi tulajdonát képezik, azokat kizárólag az auditra  jelentkezők és kizárólag a saját auditálásukkal összefüggésben használhatják, harmadik személynek tovább nem adhatók!

Üdvözlettel: Kéry Ferenc